As fases de desenvolvimento de organizações

Há momentos na vida da organização em que o crescimento das estruturas existentes não mais é suficiente para responder aos estímulos e demandas dos meios externo e interno. Mesmo expandindo sua estrutura, a organização não consegue resolver seus problemas e entra em crise.

Nestes momentos, tornam-se necessárias mudanças qualitativas, que envolvem a formação de novas capacidades, novas estruturas, de novos órgãos, até a integração das partes num novo sistema mais complexo. Não é possível voltar ao que se era antes.




Assim, mudanças qualitativas são respostas a situações de crise.
Desta maneira, assim como os serem humanos, as organizações também passam por diferentes fases de desenvolvimento, fases estas que são demarcadas por crises. As crises podem ser superadas, levando a organização a outro estágio de desenvolvimento, ou não, o que pode levar a organização à morte ou ao seu fechamento.
No livro The Developing Organization, Bernard C G Lievegoed discorre a respeito de fases no desenvolvimento de organizações. Ainda que inicialmente voltado para organizações do setor privado, seu trabalho é muito útil para a compreensão das diferentes fases pelas quais passam as iniciativas sociais. Tanto é que esta publicação inspirou os autores C. Schaeffer e T. Voors no livro Desenvolvimento de Iniciativas Sociais: da visão inspiradora à ação transformadora, bem como a tantos outros autores.
Este texto traz uma caracterização das fases de desenvolvimento das organizações. Os exemplos citados são baseados em fatos reais, por nós vividos junto a organizações da sociedade civil.

Fase Pioneira ou Fase Emotiva

Somos uma grande família
Conheço todos na organização
Deixe que eu resolvo
Precisamos de um folheto de comunicação? É com a Maria.
Iniciativas sociais surgem quando um indivíduo ou um pequeno grupo de pessoas torna-se incomodado ou atento a uma necessidade identificada na sociedade, seja ela o fornecimento de sopa embaixo do viaduto, o ensino de artes marciais para crianças em situação de rua, o atendimento telefônico anônimo para quem se sente só, etc., e decide que "tem que dar uma resposta a essa necessidade". Em pouco tempo tem-se um pequeno grupo de pessoas realizando uma ação específica para o atendimento de determinado público em sua necessidade.
Quem já iniciou ou participou dos estágios iniciais de desenvolvimento de uma iniciativa social, normalmente se lembra com saudades daqueles tempos. Como uma família se une ao redor de um bebê que nasce, as pessoas de unem calorosamente, identificadas com a ação que se inicia.
A pessoa fundadora, também chamada pioneira, é quem traz a visão, a chama da ação transformadora para o grupo.
Com seu carisma, atrai novas pessoas para trabalharem junto à iniciativa. Normalmente escolhe as pessoas de acordo com a afinidade de idéias, de temperamentos, de ideais.
O pioneiro conhece todos os da sua equipe, e muitas vezes também suas famílias. O sentimento que viceja, no grupo, é de uma família. O motivo que os une é vivo e a pioneira é quem traz o calor, a inspiração. Viceja o entusiasmo.
As relações entre as pessoas é próximo, todos se conhecem, e pode haver um certo paternalismo entre o fundador e os demais.
Nesta fase, a hierarquia da organização é muito simples, com poucos níveis hierárquicos, quando não apenas dois: o fundador e os demais.
Os principais tomadores de decisão fazem de tudo um pouco na organização.
A liderança neste estágio é autocrática, centrada na pessoa fundadora, que a exerce de modo pessoal e direto, ou seja, delega diretamente e a qualquer hora a todos de sua equipe.
Vemos isto ocorrer mesmo em organizações grandes, com centenas de funcionários, que ainda estão na fase pioneira.
Verifica-se, entre os funcionários, um forte sentimento de lealdade para com a fundadora e com a iniciativa.
Os objetivos, os rumos da organização estão implícitos na cabeça do fundador. De modo empírico, ele sabe o que tem que ser feito e comunica isto a todos.
O pioneiro atende diretamente o "seu" público, fala a linguagem de seu público, e muitas vezes é quem ensina aos demais o modo como atendê-lo, como prestar o serviço ou fazer o produto, e também por isto é reconhecido pelo grupo.
Nesta fase de vida da organização, não há ainda um conselho funcional. Se ele existe, normalmente está só no papel.
A grande qualidade desta fase reside no fato de que o foco é a ação com o cliente, o beneficiário, o público alvo. As pessoas estão centradas em atendê-lo, da melhor maneira que for possível. Existe certa autonomia no grupo, que age de maneira improvisada e intuitiva, para responder às necessidades do cliente.
As dificuldades são enfrentadas com criatividade e rapidez, o que mantém o grupo motivado em torno de sua ação.
Os processos não estão descritos nem padronizados. As atividades são realizadas por todos, todo mundo faz de tudo um pouco.
As funções vão aparecendo à medida que as pessoas fazem as tarefas, e com o tempo, pode haver uma certa personalização das funções: "Dinheiro é com o Paulo".
A comunicação é simples e direta. Todos sabem de tudo o que acontece em torno da iniciativa.
Normalmente, nesta fase os recursos são escassos. Os primeiros recursos para a iniciativa, quando não vêm do próprio bolso do fundador, vêm do apoio de pessoas próximas, que o conhecem. Costumamos dizer que este é um "dinheiro quente", que vem através do calor das relações que o pioneiro estabelece.
Mal o dinheiro entra e já tem um destino.
A estrutura ainda é simples e pequena, muitas vezes informal, montada nos fundos da casa de alguém, numa sala emprestada, etc.
Antigamente ele estava sempre aí para nos atender, agora está sempre muito ocupado.
Nem sabemos quanto foi gasto no projeto
Com quem está aquela informação?
Estamos cometendo muitos erros
Agora é a minha vez de ganhar aquela promoção
Mas eu achei que ele ia fazer a tarefa
Ele já não dá conta do recado, está na hora dele se aposentar
Os serviços prestados respondem às necessidades do público, que cresce. Crescem as demandas, o grupo inicial já não consegue fazer tudo. E o que antes alguém fazia, pois sabia que tinha que ser feito, deixa de fazer por achar que alguém ia fazer.
Os processos iniciais já não são suficientes para as necessidades atuais.
São necessários novos funcionários. São realizadas novas contratações.
Os novos colaboradores não têm a mesma relação com a organização do que aqueles que a iniciaram. Questionam as práticas adotadas, questionam as competências dos mais antigos, questionam a própria liderança.
A complexidade de certas funções exige especialistas que a organização não tem. A falta de controles impedem de se conhecer a situação real da organização.
Ante a crescente demanda e a complexa estrutura que está se formando para atendê-la, os mecanismos de tomada de decisão não são mais suficientes. Os funcionários buscam saber os objetivos, as metas, que não estão claras.
Existe retrabalho, superposição de ações, ao mesmo tempo que se deixa de fazer ações importantes.
As comunicações informais não dão conta de deixar todos informados do que é necessário.
Podem começar lutas pela sucessão e as decisões paternalistas começam e ser questionadas.
A organização vive tensões, angústia, conflitos. A fase pioneira encontra seus limites. A crise que se instala exige transformação.
Esta fase é dolorosa, especialmente para o pioneiro. É comum a ocorrência de conflitos, ele se sente pressionado. Intimamente vinculado com a iniciativa, é comum o fundador adoecer nesta situação.
Diante da crise, ele pode se afastar, ou criar nova instância decisória, pode colocar-se em nova posição na iniciativa, como por exemplo, no Conselho.
Se a iniciativa supera a crise da fase pioneira, desenvolve-se rumo a outra fase:

Fase de diferenciação ou Fase racional

Temos controle de tudo o que acontece aqui dentro
Este é o procedimento para lidar com os voluntários
Este dinheiro é do projeto A. O dinheiro do Projeto B é outro.
Este documento precisa primeiro passar pelo financeiro, depois pela tesouraria, depois pela contabilidade
O chefe mandou fazer assim
A crise da fase pioneira leva à uma busca pela competência organizacional. A organização está centrada em sua profissionalização. Há uma valorização das regras, busca-se a padronização, busca-se explicitar, tornar claro o que antes era implícito, empírico. O foco passa a ser a otimização do funcionamento da organização.
Em busca do profissionalismo, procura-se funcionários através de sua capacitação técnica, seu expertise. Distingue-se funções e cargos.
As pessoas querem trabalhar na organização motivadas pelo título, pelo salário, pelo poder, pela especialização que a posição oferece.
A separação das atividades em setores ou departamentos permite que especialistas executem suas funções da forma mais eficaz possível.
Crescem de importância as atividades meio, ou seja, as atividades que dão suporte àquelas de atendimento ao público: finanças, contabilidade, captação de recursos, almoxarifado, voluntariado etc.
A organização tem um organograma, pode passar a ter mais níveis hierárquicos, as relações tornam-se mais formais.
A liderança é formal, existe uma coordenação, gerência, ou outro nome dado à linha de comando. As decisões são tomadas de cima para baixo, de modo racional e analítico. Se está formulada a missão da organização, ela é comunicada de cima para baixo, da liderança para os demais da organização.
Nesta fase o Conselho atua no topo, reunindo-se periodicamente para, por exemplo, aprovar o planejamento anual ou para aprovar os projetos que serão realizados.
São definidas as funções de cada um, os processos estão descritos. Há clareza quanto às normas e aos procedimentos.
Definem-se mecanismos de controle, há maior geração de papéis.
A comunicação se torna formal. Pode haver comunicados impressos, boletins. As pessoas comunicam-se através de documentos entre os departamentos.
Esta é uma fase de grandes investimentos internos. Investe-se na ampliação da estrutura, em sua profissionalização e estruturação. Podem ser programas de computador especializados para cada departamento, equipamentos especiais para o atendimento do público, divisórias para a criação de baias ou áreas na organização, etc.
Com seu crescimento e consequente maior visibilidade na sociedade, a organização passa a receber recursos de origem mais distante. Não são mais pessoas que doam por conhecer o fundador; doa-se para a organização.
Este papel vai demorar muito para ser feito?
Sinto muito, mas preciso preencher esta tabela
Sei que é um problema, mas está fora da minha alçada
Se você não está satisfeito, procure outro lugar, pois aqui é assim que funciona
Estou cansado de fazer sempre as mesmas coisas
Eu fiz a minha parte

Esse funcionário não teve a menor sensibilidade para atender aquela mãe!

A crise da fase de diferenciação começa a se instalar. A máquina ficou pesada. A burocracia faz com que tudo demore a acontecer.
O trabalho repetitivo faz com que a produtividade caia, a frieza nas relações traz desmotivação. A rigidez dos procedimentos faz com que a capacidade de adaptação diminua.
São sempre os outros (pessoas, setor, departamento) os responsáveis pelo problema. Na impersonalidade, a "politicagem" encontra um campo fértil para prosperar.
As pessoas da organização têm que lidar com "internismos", ou problemas de funcionamento interno e como consequência distanciam-se do público e de suas necessidades.
A crise da fase de diferenciação também é dolorosa, muitas vezes envolve o desligamento de grande número de funcionários.
Os líderes sentem que é preciso se resgatar a chama, a razão pela qual a iniciativa foi criada. É preciso reconectar cada colaborador à missão da organização. É fundamental a reaproximar a organização de seu público-alvo e reavivar as relações em torno da iniciativa.

Fase de integração ou Fase da Consciência

Atendemos às necessidades do cliente
O normal é este procedimento, mas vou ver o que consigo
Estamos todos trabalhando com o mesmo objetivo
Aqui crescemos como indivíduos e como organização
Cada vez mais pessoas estão envolvidas na decisão
A organização na fase de integração ingressa num período de maturidade. Busca-se construir a missão e a visão compartilhadas com os colaboradores. Objetivos comuns são traçados de forma participativa. Os valores são explícitos e trabalhados por todos. Há transparência nas políticas.
A atenção se volta para dentro e para fora da organização. Há grande valorização dos indivíduos, seja o público-alvo, seja os colaboradores. Estes, compreendem e defendem a causa da organização, o que os motiva. A organização incentiva a participação de todos.
O Conselho, antes no topo, passa a atuar agora no centro da organização. Deixa de ser visto como a estrutura máxima, a última instância, e passa a atuar de modo diferenciado na organização.
A decisão tende a ser mais compartilhada. Busca-se estruturas organizacionais mais flexíveis e descentralizadas, permitindo autonomia, agilidade e organização ao mesmo tempo. As funções meio (administrativas, por exemplo) e as funções fim (as de atendimento ao público) estão integradas nas atividades. Existe a preocupação de que a estrutura seja funcional, e que o sistema funcione de modo mais orgânico.
Exemplos destas estruturas organizacionais podem ser: equipes por projetos, semiautônomas, gestão matricial,etc.
Existe espaço para o desenvolvimento pessoal e organizacional. Os seres humanos são mais encorajados do que controlados. Valoriza-se a educação continuada, a aprendizagem individual e dos grupos.
Os processos estão integrados, orientados para as expectativas dos clientes. Existe a preocupação com a humanização dos processos.
Os investimentos nesta fase estão voltados às necessidades do usuário.
Nesta fase, é comum a organização tornar-se referência no atendimento à causa que escolheu atuar. Passa a receber dinheiro destinado à causa.
A entidade da rua de cima fechou...
Agora tem um monte de iniciativas fazendo a mesma coisa que a gente
Nossa atuação não pode se restringir às crianças, qual é o nosso papel junto a esta comunidade?
A vizinhança reclama do barulho, do trânsito, do movimento na rua.
Nosso trabalho está de vento em popa, mas em volta só vemos sofrimento .
A organização madura estabelece frequente diálogo com o mundo externo, a partir do qual renova constantemente as questões referentes ao seu papel no mundo.
Através deste diálogo, a organização identifica demandas ainda não atendidas e percebe-se causando impactos dos quais antes não tinha consciência.

Fase associativa
A organização se vê como um dos elos de uma rede interdependente de relações entre diferentes organizações e interessados. Vê-se integrante de uma complexa malha social, da qual é influenciada e sobre a qual exerce influência. Passa a reconhecer os outros atores desta malha: seus fornecedores, os demais serviços da comunidade, as organizações similares, os serviços públicos, as empresas ao seu redor, os moradores da região, os doadores, os parceiros.
Percebe que são as relações entre esses atores o que nutre a vida da comunidade.
Um aprofundado olhar sobre esta intrincada rede de relações leva à compreensão de que cada indivíduo e cada organização é responsável por tudo o que está acontecendo no país, no mundo.
Em maior ou menor grau, estas são relações de destinos compartilhados: caracterizam-se por uma certa permanência, requerem uma atitude de responsabilidade, e talvez o principal, são relações que evoluem ao longo do tempo e com isso transformam seus envolvidos.
A organização já não pensa mais como "indivíduo". Vê-se parte de diferentes malhas sociais que se sobrepõem como as malhas de uma gaze. Assim, uma mesma organização pode pertencer a um grupo de organizações de determinado nicho geográfico e pertencer a um grupo de organizações que defende determinada causa e pertencer a um grupo que exerce pressão sobre as políticas públicas e assim por diante.
Atuando em rede, participa de ações que ultrapassam os limites organizacionais: planejamentos conjuntos, diagnósticos situacionais, ações de mobilização.
Ela mesma passa a mobilizar seus recursos na ação em rede, em prol de causas "supraorganizacionais". Busca-se a melhor utilização dos recursos e das capacidades existentes no sistema social.
Na fase associativa, diversos impactos são levados em consideração nas decisões: impacto social, ambiental, político e econômico.
Através de uma visão holística, a missão é construída de forma contínua e coletiva com processos determinados pelas necessidades do sistema social.
O importante é que a organização tenha uma razão de ser no desenvolvimento do sistema social como um todo.

Conclusão:

Considerando-se que as organizações não são blocos monolíticos, mas sim organismos constituídos por grupos de indivíduos, pode-se perceber que as fases de desenvolvimento descritas acima não são processos estanques e absolutos. As fases podem coexistir numa mesma organização, dentro de diferentes unidades ou departamentos. Mais ainda, a mesma organização pode apresentar características da fase pioneira e algumas características da fase de diferenciação e outras da fase de integração, etc.
O objetivo da distinção das fases de desenvolvimento é ajudar a se compreender que diferentes fenômenos são vividos ao longo da biografia de uma organização, e a se aproximar de quais podem ser estes fenômenos, para que melhor se possa lidar com eles.
O risco a se evitar é o de se rotular a organização ou determinado departamento em uma fase ou outra, pois os rótulos enrijecem percepções e dificultam que se tenha a habilidade da observação isenta e flexibilidade necessárias para se lidar com as qualidades características de cada fase.

Sugestões para leitura:
LIEVEGOED, B.C.J. The Developing Organization. London: Tavistock, 1973.
SCHAEFER, C. & Voors, T. Desenvolvimento de Iniciativas Sociais: da visão inspiradora à ação transformadora. São Paulo: Antroposófica/ Christophorus, 2000.

     Autora: Marina de Magalhães Carneiro de Oliveira 

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