OBJETIVOS E RESULTADOS - Chaves para gerar impacto social

OKR: O QUE SÃO ESSAS TRÊS LETRAS?

OKR é uma poderosa metodologia para definir e acompanhar metas que vem crescendo em adoção por empresas e organizações de diversos perfis – das gigantes tecnológicas às de setores mais consolidados. Pelo seu alcance, podemos dizer que é uma forma de decidir objetivos, de escolher como mensurar seus resultados e de criar a mentalidade de acompanhá-los, atualizando as metas continuamente – tudo ao mesmo tempo!

Se você pensa em gerar mais impacto a partir do pleno funcionamento das atividades e em tornar o processo de criação e acompanhamento de metas mais dinâmico, esse guia OKR chegou para ajudar a sua organização. Essa é uma metodologia que pode mudar a vida da sua equipe – e não é difícil de começar a implementação! Vamos às explicações?

O & KR: O QUE CADA LETRA SIGNIFICA

OKR é uma sigla em inglês que significa Objetivos e Resultados-Chave. A metodologia tem esse nome porque esses são os principais conceitos, sobre os quais sua implementação é construída.

Primeiro, define-se os principais objetivos que estão ligados à estratégia da organização e alinhados ao impacto que você deseja causar na sociedade (ou já causa!). Na sequência, seleciona-se um conjunto de 2 a 5 métricas que vão mensurar o progresso. Cada conjunto desses é formado pelos resultados-chave, e é o que mostrará se cada objetivo foi atingido e o quanto dele se alcançou.

OBJETIVO: Deve estabelecer um ponto no futuro claro para onde todos caminharão. É uma descrição qualitativa, inspiracional e motivacional, do que a organização planeja alcançar. Em outras palavras, funciona como um ponto em um mapa que indica onde se quer chegar: é o destino que toda a sua equipe deseja.

RESULTADOS-CHAVE: É o conjunto de métricas que compõem o objetivo, cujo valor final de cada uma é um “resultado chave”. Sua formulação deve conter os valores tanto do início quanto da meta final que mostrarão, de forma objetiva e quantitativa, como estamos em relação ao objetivo. Isso significa que ao alcançar as metas dos resultados-chave, você também alcançará o objetivo em questão. A separação entre valor de início e de meta final é importante porque o uso de porcentagem deve ser evitado. O recomendado é transformar a variação percentual em números absolutos: ao invés de “A evasão deve ficar abaixo dos 30%”, é melhor utilizar “Dos 150 alunos iniciais, a evasão deve ser menor que 45 alunos”. Outro exemplo é melhorar um número anterior: se a evasão do ano passado foi 45, mas queremos obter um resultado superior, um resultado-chave possível é “Reduzir a evasão de 45 crianças para 40, dentre os 150 alunos iniciais”. Esse pequeno truque ajuda a deixar o contexto mais claro e a manter o histórico de decisão explícito para qualquer um que tenha acesso aos OKRs.

Os resultados não devem incluir atividades para atingi-lo, mas sim uma forma de medir o sucesso das inciativas empregadas. Em outras palavras, resultados-chave não devem incluir descrições sobre o que será feito para progredir rumo ao objetivo, mas sim valores e métricas que digam onde se está a cada momento. Estamos próximos, já alcançamos, ainda estamos distantes? Cada resultado-chave é um ponto GPS falando a distância que se está para alcançar o objetivo. Mas o ponto GPS não faz nada sozinho: mais adiante, falaremos sobre a importância de checar esse ponto GPS para se saber onde está!

Se você está acostumado a pensar mais em atividades do que em valores, o primeiro momento em que você constrói o OKR pode ser confuso. Uma forma de auxiliar a transformar sua lista de atividades em resultados-chave baseados em métricas é pensar em como você saberia que essa atividade foi implementada, ou mantida, com sucesso. Quais números mostrariam para você e para a equipe envolvida que essa atividade funcionou? Esses números devem virar as metas de cada resultado-chave!

IMPLEMENTANDO O OKR

Por mais que tenha parecido uma metodologia difícil de implementar, ou apenas para grandes empresas que já sejam mais estruturadas, não é bem assim. O Google, que é a gigante tecnológica que mais advoga atualmente a favor do OKR, implementou a metodologia quando ainda mal tinha um ano de idade - não passava de uma startup promissora! Ainda assim, o OKR foi um dos motivos responsáveis por ajudar no crescimento contínuo da empresa, tendo sido flexível o suficiente para se manter até hoje.

E como toda jornada transformadora começa com o primeiro passo, não pense em começar pelo impossível. Você pode ter metas ambiciosas para implementar o OKR, em diversas equipes, mas comece com OKRs estratégicos.

1. Comece focando nos pontos mais importantes da estratégia.

2. Depois de escrever os objetivos, é hora de definir os resultados-chave para cada um deles, conforme descritos na seção anterior.

3. Um terceiro passo, que ajuda a desenvolver os resultados-chave da forma correta, é de desenvolver uma lista de iniciativas necessárias para atingir cada um deles. Iniciativas são descrições de como chegar ao objetivo: tarefas rotineiras e projetos diversos para alcançar as metas estabelecidas em cada resultado-chave. Em outras palavras, são as ações que faremos para garantir a implementação da atividade final planejada. E é claro: devem ser mudadas caso não haja melhora nos números correntes. Ao isolar as iniciativas, fica mais fácil deixar os resultados-chave responsáveis somente por medir o progresso - e não por descrever como o processo ocorrerá.

4. Posteriormente, tão importante quanto desenvolver cada um dos pilares do OKR, é definir o prazo para atingir os objetivos. Isto é, decidir quando todos os responsáveis vão se reunir novamente para avaliar se as metas foram alcançadas. O ideal é que esse prazo leve em consideração tanto o ciclo das atividades quanto a capacidade que a equipe vai ter de se reunir e checar. Para começar a implementação, recomenda-se o ciclo anual.

Isso é importante para que tanto o objetivo quanto os resultados-chave sejam mais “pés no chão”, além de ajudar a implementar a cultura de acompanhamento. Deixando o prazo muito longo, por mais estratégicos que sejam os objetivos, corre-se o risco de o acompanhamento perder força e deixar de ser feito antes de chegar ao final do primeiro ciclo. Deixando muito curto, corre-se o risco de não alcançarmos o objetivo!

5. Sabendo que o prazo máximo é deu um ano, por exemplo, é hora de definir a frequência do acompanhamento das métricas escolhidas. Mais uma vez, o ideal é que se faça tão frequentemente o quanto possível. Se for impossível, faça mensalmente. O importante é que seja o mais constante possível, sem atrapalhar as atividades da equipe. Esse ponto também ajuda na criação de uma cultura onde todos usam as iniciativas a favor do objetivo principal. Como estaremos constantemente avaliando o que funciona ou não, sempre com base em dados e acontecimentos, as atividades menos eficientes poderão ser descartadas por motivos que ficam mais claros para todo mundo. Além disso, apenas as atividades que realmente agregam valor continuarão sendo feitas.

6. Por fim, depois de definir é importante escolher o responsável pelo acompanhamento. Não é à toa que dizem que cachorro sem dono morre de fome... então não deixe o objetivo sem um responsável! Essa pessoa não vai ter que se virar sozinha para calcular tudo sozinho, atropelando outras atividades. Seu papel será garantir que a equipe se reúna para acompanhar o andamento e atualizar o local onde esses objetivos ficarão dispostos de forma transparente. O acompanhamento de cada resultado-chave específico pode ser feito individualmente, por pessoas diferentes, que apresentarão o status na reunião semanal.

7. Depois de decidir os objetivos, os resultados-chave, as iniciativas e como será o fluxo que vai manter a atualização do OKR de forma constante, com cadência e responsáveis, é hora de voltar ao trabalho, até que chega o momento da primeira reunião de acompanhamento (reunião de checagem, reunião de atualização ou como preferir chamar).  Esse encontro deve ser simples e direto: muitas organizações mantem o tempo de meia hora ou até menos, fazendo a reunião em pé para estimular que a duração seja tão curta quanto possível.

De forma mais geral e direta, é importante entender se estamos no caminho de alcançar nosso objetivo. Caso não, qual resultado-chave atrapalhou mais? Dentro desse resultado-chave, qual ou quais iniciativas não estão funcionando? Depois de entender o ponto que está travando o avanço do objetivo, não saiam dessa reunião sem ao menos uma proposição de melhora!

De forma mais específica, primeiro há um momento de alinhamento de status, onde os dados atualizados são compartilhados para que todos entendam a situação de cada resultado-chave. Com base nos dados atuais, é importante certificar que todos estejam no mesmo barco em relação ao objetivo final: será que todos confiam na capacidade de alcançar cada um dos resultados-chave? Neste momento, de alinhamento de expectativas, é importante ter uma escala simples para facilitar o andamento da reunião e o entendimento do grupo: usar apenas palavras como “bom”, “ok” e “ruim”; cores como verde, amarelo e vermelho; ou ainda emojis que simbolizem o estado de cada ponto da escala. Caso o consenso seja positivo, é hora de celebrar o fim da reunião! Caso contrário, é hora de aprofundar o entendimento: entender o que está retardando o avanço da equipe e pensar em iniciativas pra melhorar os resultados. Essa é uma reunião propositiva, e pode ser também motivacional, então não saiam dela sem um plano para retomar a confiança de se alcançar cada objetivo.

Depois, volta-se a vida real novamente. Voltamos a dirigir na estrada, rumo ao objetivo final!

CONSEGUI IMPLEMENTAR... E AGORA?

OKRs TÁTICOS!

Antes de mais nada, parabéns por completar o primeiro ciclo! Se você conseguiu definir um objetivo central, os resultados-chave que mensuram o atingimento, escolheu as iniciativas que te ajudaram a alcançar o objetivo ao final do período e ainda fez as reuniões de acompanhamento, palmas para todos os envolvidos ;)

Depois das palmas, é um bom momento para refletir: se a metodologia ajudou a atingir essa primeira meta, por que não expandir a implementação? Outra pergunta que pode ser feita é: se conseguimos atingir o objetivo, será que podemos ser um pouco mais otimistas no segundo ciclo? A resposta para as duas perguntas é: siga em frente! Mas planejando um passo de cada vez, para que a implementação seja estruturada.

No caso específico de desenvolver OKRs para diferentes equipes, elas devem ser criadas em acordo com os objetivos da organização. À medida que a implementação da metodologia se afasta do nível estratégico e se aproxima mais da execução, os OKRs se tornam táticos: cada time ou equipe passa a ter seus próprios objetivos e o prazo do ciclo pode ser menor de um ano.

CONCLUSÃO

O OKR pode te ajudar a organizar o dia a dia da sua organização. Pode ajudar a expandir as atividades, a tornar claras as atividades mais relevantes para o atingimento dos objetivos e do impacto social – o que facilita até na hora de explicar para o financiador como que sua organização transforma suor em impacto social. Pode te ajudar a alcançar mais objetivos e a voar mais alto.

E isso tudo pode acontecer de forma incremental: primeiro com apenas um conjunto de objetivos estratégicos no nível organizacional, e depois expandindo para as diferentes equipes da organização, chegando ao nível tático. A cada ciclo, um nível da organização se estrutura em relação a um conjunto de objetivos para que no ciclo seguinte seja possível expandir a utilização da metodologia. Isso mitiga o risco de gastar muita energia na implementação e desfocar das demais atividades, bem como permite que uma área aprenda o que outras vão implementar no futuro. Isso aumenta o potencial de aprendizado versus erro.

Mas tudo o que foi descrito agora depende de entender essas orientações e implementá-las passo a passo. Nesse sentido, espero que esse texto tenha ajudado o seu projeto ou organização a gerar mais impacto ou a fazê-lo de forma mais estruturada. Além disso, temos uma planilha fácil de usar que auxilia na implementação e acompanhamento dos objetivos e resultados-chave.

Se precisar de algum apoio extra, procure um parceiro que auxilie na implementação. O Instituto Ekloos acelera iniciativas de impacto social, sendo negócios de impacto ou organizações sem fins lucrativos e abrimos editais ao longo do ano para auxiliar mais pessoas que querem mudar o mundo para melhor.